Exchange Online Plan2 가 포함된 라이선스의 경우, 소송 보존이라는 기능이 제공됩니다.
소송 보존은 사용자가 메일을 삭제하더라도 복구 가능한 영역에 보관된 뒤, 감사 목적으로 해당 메시지를 확인할 수 있는 기능입니다. 이 기능이 필요한 고객사는 퇴사자 사서함도 보관해야 하는 것이 고민 거리입니다.
퇴사자에게 라이선스를 부여하는 것은 낭비라고 볼 수 있기 때문입니다. 이러한 경우에는 비활성 사서함으로 전환하여 소송보존을 유지할 수 있습니다.
우선 비활성 사서함 기술자료를 살펴보겠습니다.
비활성 사서함 개요 - Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs
| 조직에서 퇴사한 이전 직원의 이메일을 보관해야 할 수 있습니다. 조직의 보존 요구 사항에 따라 고용 종료 후 몇 개월 또는 몇 년 동안 사서함 콘텐츠를 보존해야 하거나 사서함 콘텐츠를 무기한 보존해야 할 수 있습니다. 전자 메일을 보존해야 하는 기간에 관계없이 비활성 사서함을 만들어 이전 직원의 사서함을 보존할 수 있습니다. 그러나 조직에서 이전 직원의 사서함 콘텐츠를 보존해야 하는 경우 사서함을 소송 보존 상태로 두거나 Microsoft 365 규정 준수 센터의 사서함에 Microsoft 365 보존 정책을 적용한 다음 해당 사서함을 제거하여 사서함을 비활성 사서함으로 전환할 수 있습니다. |
- "소송보존이 설정된 상태에서 사용자를 삭제하면 비활성 사서함으로 전환된다"로 해석하면 됩니다.
우선 사서함에 소송보존을 설정합니다.
비활성 사서함 만들기 및 관리 - Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs
| Microsoft 365를 사용하면 삭제된 사서함의 내용을 유지할 수 있습니다. 이 기능을 비활성 사서함 이라고 합니다.. 비활성 사서함을 사용하면 이전 직원이 조직을 떠난 후에도 이메일을 보관할 수 있습니다. 해당 사용자 계정이 삭제되기 전에 소송 보존 또는 보존 정책(Office 365 또는 Microsoft 365의 보안 및 규정 준수 센터에서 생성)이 사서함에 적용되면 사서함이 비활성화됩니다. |
비활성 사서함을 만들기 전 준비 사항
| Exchange Online 계획 2 라이선스를 할당해야 사서함을 삭제하기 전에 사서함에 소송 보존 또는 보존 정책을 적용할 수 있습니다. Exchange Online 계획 2 라이선스는 E3 Office 365 Enterprise E5 구독의 일부입니다. |
적합한 라이선스가 할당되었는지 확인
Exchange 관리센터 - Recipients - Mailboxes - 사용자 선택 - Manage litigation hold
Litigation hold 활성화
Powershell로 모든 사서함에 설정해야 한다면 다음과 같이 진행합니다.
Get-Mailbox -ResultSize unlimited |Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled $true
그리고 M365 관리센터에서 사용자를 삭제한 뒤, 규정 준수 센터 - 정보 거버넌스 - 보존 정책 - 비활성 사서함 메뉴로 이동합니다.
아래와 같이 보관되는 것을 확인할 수 있습니다.
그리고 해당 계정들은 콘텐츠 검색에서 지정하여 내용들을 확인할 수 있습니다.
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