페푸리의 Office Server 이야기

공용 폴더에 대한 기술자료

Office 365 및 Exchange Online의 공용 폴더

https://technet.microsoft.com/ko-kr/library/jj200758(v=exchg.150).aspx

목적: 공용 폴더는 공유 액세스를 위해 설계된 폴더입니다. -> 일정을 공유할 때 유용할 것으로 보입니다.

이 폴더를 통해 간단하고 효율적으로 정보를 수집 및 구성하고 작업 그룹이나 조직의 다른 사람과 공유할 수 있습니다. 공용 폴더를 통해 콘텐츠를 쉽게 검색할 수 있는 상세 계층 구조로 구성할 수 있습니다. 사용자는 Outlook에서 전체 계층 구조를 확인하여 원하는 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있습니다.

공용 폴더를 사용할 수 있는 Outlook 클라이언트는 Exchange 2013용 Outlook Web App, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 및 Outlook for Mac입니다.

• 모바일에서는 지원되지 않는다.

공용 폴더는 다음 용도로는 사용되지 않습니다.

• 데이터 보관. 사서함 제한이 설정되어 있는 사용자가 데이터를 보관하기 위해 사서함 대신 공용 폴더를 사용하는 경우가 있습니다. 이러한 방법은 공용 폴더의 저장소에 영향을 주고 사서함 제한의 목적을 달성하기 어렵게 하므로 사용하지 않는 것이 좋습니다. 대신 전체에서 Exchange 2013의 보관을 보관 솔루션으로 사용하는 것이 좋습니다.

• 문서 공유 및 공동 작업. 공용 폴더는 버전 관리 기능 또는 기타 문서 관리 기능(예: 제어된 체크 인 및 체크 아웃 기능과 콘텐츠 변경에 대한 자동 알림)을 제공하지 않습니다. 대신 SharePoint Online을 문서 공유 솔루션으로 사용하는 것이 좋습니다.

계층 구조 동기화

• 공용 폴더 계층 구조 동기화 프로세스에서는 ICS(증분 변경 동기화)를 사용합니다. ICS는 Exchange 저장소 계층 구조 또는 콘텐츠의 변경 내용을 모니터링하고 동기화하는 메커니즘을 제공합니다. 변경에는 폴더 및 메시지 만들기/수정/삭제가 포함됩니다. 사용자가 콘텐츠 사서함에 연결하여 사서함을 사용할 때는 15분마다 동기화가 수행됩니다. -> 실시간 동기화가 아니기 때문에 바로 반영되지 않을 수 있다.

  콘텐츠 사서함에 연결된 사용자가 없으면 동기화 트리거 빈도가 낮아집니다(24시간마다). 폴더 만들기 등의 쓰기 작업을 기본 계층 구조에서 수행하는 경우에는 콘텐츠 사서함에 대한 동기화가 즉시(동기식으로) 트리거됩니다.

     

  -> 이러한 부분을 조직에서 공용 폴더를 일정 공유를 위하여 사용할 때 고려해야 할 사항

고려 사항

Office 365 및 Exchange Online에서 공용 폴더를 사용하면 다양한 이점이 제공되지만, 조직에서 공용 폴더를 구현하기 전에 다음 몇 가지 사항을 고려해야 합니다.

• Outlook Web App은 지원되기는 하지만 몇 가지 제한이 있습니다. 즐겨찾기 공용 폴더를 추가/제거하고 게시물 만들기/편집/삭제, 게시물에 댓글 달기 등의 항목 수준 작업을 수행할 수 있습니다. 그러나 Outlook Web App에서 공용 폴더를 만들거나 삭제할 수는 없습니다.

• 공용 폴더 콘텐츠에 대한 전체 텍스트 검색을 수행할 수는 있지만, 여러 공용 폴더 간에 공용 폴더 콘텐츠를 검색할 수는 없으며 Exchange 검색에서는 콘텐츠를 인덱싱하지 않습니다.

• Office 365 및 Exchange Online의 공용 폴더에 액세스하려면 Outlook 2007 이상을 사용해야 합니다.

• 공용 폴더 사서함에 대해 보존 정책이 지원되지 않습니다.

공용 폴더 사서함(50GB)은 1000개까지만 사용할 수 있으며 모든 공용 폴더 사서함의 최대 크기는 5TB입니다.

50GB * 1000 = 50TB

Exchange Online 제한

https://technet.microsoft.com/ko-kr/library/exchange-online-limits.aspx

실습

Exchange Online 관리 센터 - 공용 폴더에서 새 공용폴더 생성시 오류 발생

공용 폴더 사서함 메뉴에서 먼저 사서함 생성 과정 진행

OWA 상에서 공용폴더 일정 표시는 바로되지 않음

Outlook 에서 추가하기전

OWA 에서 바로 확인되지 않는 부분은 아래의 기술자료에 명시 되어 있다.

Using favorite public folders in Outlook Web App

https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn948177(v=exchg.150).aspx

Outlook Client상에서 공용 폴더를 확인하기 위해서는 폴더 메뉴로 이동 - 공용 폴더에서 확인할 수 있다.

새 폴더를 생성 - 일정 항목으로 설정 ,그리고 우클릭 - 즐겨 찾기에 추가를 진행합니다.

OWA - 메일 - 폴더를 우클릭 - 즐겨찾기에 공용 폴더 추가

기타 일정에 공용폴더 일정이 추가된 것을 확인할 수 있다.

Outlook Client 일정 메뉴에서도 바로 공용 폴더 일정을 볼 수 있다.